Электронные расчётные листки: правовые аспекты оформления и выдачи
Расчётный листок можно выдавать сотруднику в электронном виде. Это позволяет отказаться от печати документов и упростить их передачу работникам.
Но электронный формат нужно организовать правильно: важно определить способ выдачи, обеспечить доступ сотрудника к документу и соблюдать требования к персональным данным.
Что должен содержать расчётный листок?
В расчётном листке указывают составные части заработной платы, начисления, удержания и общую сумму к выплате. Работодатель должен предоставлять его сотруднику при каждой выплате зарплаты.
Формат может быть электронным, если выбранный способ позволяет работодателю подтвердить факт направления расчетного листка, а сотруднику получить документ и ознакомиться с ним.
Что нужно настроить работодателю?
Чтобы перейти на электронные расчётные листки, нужно:
- Закрепить порядок выдачи документов в локальных нормативных актах
- Определить электронную систему, через которую сотрудники будут получать листки
- Получить согласие работников на использование системы КЭДО и ознакомить их с порядком осуществления документооборота в электронной форме
- Обеспечить разграничение доступа, чтобы сотрудник видел только свои данные
- Настроить хранение и доступ к документам
- Предусмотреть способ подтверждения выдачи
При смене сотрудником телефона, электронной почты или других данных доступ к расчётным листкам также должен сохраняться.
Как выдавать расчётные листки электронно?
Работодатель может организовать выдачу через корпоративную систему или другой электронный сервис, который позволяет идентифицировать сотрудника и предоставить ему доступ к документу.
Важно, чтобы сотрудник мог получить свой расчётный листок, а работодатель мог подтвердить факт его предоставления.
Просто отправлять расчётные листки в общий чат или на личную почту без организации защищённого доступа — нельзя: оповещение сотрудников о составных частях заработной платы в цифровом формате возможно только при использовании работодателем систем кадрового ЭДО.
Saby позволяет перевести кадровые и расчётные документы в электронный формат и организовать доступ сотрудников к своим документам без бумажной передачи.
Почему электронный формат удобнее?
Электронные расчётные листки сокращают расходы на бумагу и печать и избавляют бухгалтерию от необходимости раздавать документы сотрудникам вручную.
Работник получает доступ к расчётному листку независимо от того, работает он в офисе, удалённо или находится в отпуске.
Для бухгалтерии все документы хранятся в системе, поэтому их проще найти и повторно предоставить сотруднику.
Подключите Saby и выдавайте расчётные листки сотрудникам электронно — удобно для бухгалтерии и доступно для работников.
Наши социальные медиа: